Penanganan Pengaduan di Dinas Pertanian dan Pangan Kab. Banyuwangi

Masyarakat yang akan menyampaikan pengaduan kepada Dinas Pertanian dan Pangan wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut:

1. Menyampaikan identitas pelapor, meliputi nama, alamat, dan nomor telepon atau alamat email yang dapat dihubungi.
2. Menyampaikan uraian pengaduan secara jelas, lengkap, dan kronologis.
3. Menyebutkan lokasi, waktu, serta pihak atau unit yang terkait dengan pengaduan (apabila diketahui).
4. Melampirkan dokumen atau bukti pendukung yang relevan, seperti foto, video, surat, atau dokumen lainnya (jika ada).
5. Pengaduan tidak mengandung unsur fitnah, ujaran kebencian, atau informasi yang tidak dapat dipertanggungjawabkan.
6. Pengaduan disampaikan melalui media pengaduan yang telah disediakan oleh Dinas Pertanian dan Pangan, baik secara langsung, tertulis, melalui telepon, email, website, maupun media pengaduan resmi lainnya.
7. Pelapor bersedia memberikan keterangan tambahan apabila diperlukan dalam proses tindak lanjut pengaduan.

Setiap pengaduan yang memenuhi persyaratan akan diverifikasi, ditindaklanjuti sesuai ketentuan yang berlaku, serta dijaga kerahasiaan data pribadi pelapor sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

1. Pelapor menyampaikan pengaduan melalui kanal pengaduan resmi Dinas Pertanian dan Pangan, baik secara langsung, surat, telepon, email, website, maupun media pengaduan lainnya.
2. Petugas menerima dan mencatat pengaduan serta melakukan pemeriksaan kelengkapan data dan persyaratan pengaduan.
3. Apabila data atau dokumen pengaduan belum lengkap, petugas meminta pelapor untuk melengkapi persyaratan yang diperlukan.
4. Pengaduan yang telah memenuhi persyaratan diverifikasi untuk memastikan kebenaran informasi dan ruang lingkup permasalahan.
5. Pengaduan didisposisikan kepada bidang atau unit kerja yang berwenang untuk dilakukan penanganan dan tindak lanjut.
6. Bidang atau unit kerja terkait melakukan klarifikasi, investigasi, atau koordinasi dengan pihak yang berkepentingan sesuai dengan substansi pengaduan.
7. Hasil penanganan pengaduan disusun dan disampaikan kepada pelapor melalui media komunikasi yang tersedia sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
8. Seluruh proses penanganan pengaduan didokumentasikan sebagai bahan evaluasi dan peningkatan kualitas pelayanan.
9. Pengaduan dinyatakan selesai setelah tindak lanjut telah dilaksanakan dan hasil penanganan telah disampaikan kepada pelapor.

Dalam rangka mendukung penyelenggaraan pelayanan penanganan pengaduan, Dinas Pertanian dan Pangan menyediakan sarana, prasarana, dan fasilitas yang memadai, antara lain:

• Ruang/loket pelayanan pengaduan.
• Meja dan kursi pelayanan.
• Komputer atau laptop yang dilengkapi dengan akses internet.
• Aplikasi atau sistem pengelolaan pengaduan.
• Telepon dan/atau nomor layanan pengaduan.
• Alamat surat elektronik (e-mail) dan media pengaduan daring.
• Buku register atau aplikasi pencatatan pengaduan.
• Printer dan alat tulis kantor.
• Lemari arsip atau media penyimpanan dokumen pengaduan.
• Media informasi pelayanan (banner, papan informasi, website, atau media sosial resmi).
• Kotak saran/pengaduan.
• Sarana pendukung bagi penyandang disabilitas sesuai dengan kondisi dan kemampuan instansi.
• Ruang tunggu yang nyaman dan fasilitas pendukung lainnya sesuai kebutuhan pelayanan.

Sarana, prasarana, dan fasilitas tersebut dipelihara secara berkala untuk memastikan pelayanan penanganan pengaduan dapat berlangsung secara efektif, efisien, aman, dan nyaman.

Pengelolaan Pengaduan Pelayanan (Pengaduan Internal)

Pengaduan terhadap penyelenggaraan pelayanan di Dinas Pertanian dan Pangan dapat disampaikan melalui media pengaduan yang telah disediakan, antara lain secara langsung kepada petugas pelayanan, melalui kotak pengaduan, surat, telepon, surat elektronik (e-mail), website resmi, media sosial resmi.

Setiap pengaduan yang diterima akan dicatat, diverifikasi, ditindaklanjuti, dan diselesaikan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) serta ketentuan peraturan perundang-undangan. Pelapor akan memperoleh informasi mengenai tindak lanjut atau hasil penyelesaian pengaduan sesuai mekanisme yang berlaku, dengan tetap menjamin kerahasiaan identitas pelapor.