Rapat Evaluasi Pelaksanaan Pelayanan Hewan Terpadu (YANDU)

1. Syarat Administratif

• Tersedia surat undangan resmi yang ditandatangani oleh Kepala Dinas atau pejabat yang berwenang.
• Memiliki agenda atau jadwal rapat yang telah ditetapkan.
• Disertai daftar hadir peserta dan notulen rapat sebagai bukti pelaksanaan.
• Telah disiapkan laporan hasil kegiatan YANDU sebagai bahan evaluasi.
• Peserta yang hadir mewakili unsur teknis, manajerial, dan pengawasan (misalnya: dokter hewan, paramedik, kepala UPTD, bidang Keswan, dan bidang program).

2. Syarat Teknis

• Rapat dilaksanakan setelah kegiatan YANDU selesai atau pada akhir periode tertentu (bulanan/triwulan/tahunan).
• Materi evaluasi mencakup:
  • Capaian target pelayanan hewan,
  • Permasalahan dan kendala lapangan,
  • Solusi dan rekomendasi tindak lanjut.
• Tersedia sarana prasarana pendukung (ruangan, LCD, alat tulis, dokumentasi, dan konsumsi).
• Waktu pelaksanaan ditetapkan sesuai kesepakatan dengan peserta utama.

a. Persiapan

• Penjadwalan rapat oleh penanggung jawab kegiatan (Dinas Pertanian/Peternakan).
• Penyusunan undangan kepada peserta terkait (dokter hewan, paramedik, petugas lapangan, kepala UPTD, serta mitra kerja terkait).
• Menyiapkan bahan rapat berupa laporan hasil kegiatan YANDU, data pelayanan, capaian target, serta permasalahan di lapangan.
• Menyiapkan tempat, perlengkapan rapat (alat tulis, LCD, dokumentasi), dan daftar hadir.

b. Pelaksanaan

• Pembukaan oleh pimpinan rapat.
• Pemaparan hasil pelaksanaan YANDU oleh tim pelaksana.
• Diskusi dan identifikasi kendala serta solusi.
• Penetapan rekomendasi tindak lanjut.

c. Penutupan

• Penyusunan notulen rapat dan daftar hadir.
• Penandatanganan berita acara hasil rapat oleh peserta utama.

Ruang rapat yang memadai dan nyaman.

Perlengkapan presentasi dan dokumentasi.

Formulir kehadiran, notulen, serta template berita acara hasil rapat.

Peserta dapat menyampaikan keluhan terkait pelaksanaan rapat melalui koordinator kegiatan atau sekretariat dinas.

Setiap pengaduan ditindaklanjuti secara administratif dengan pencatatan dan penyelesaian oleh pejabat berwenang.