Rapat Koordinasi Teknis Kegiatan Gerakan Pangan Murah

1. Syarat Administratif

• Terdapat surat undangan resmi dari Kepala Dinas atau pejabat yang berwenang.
• Tersedia agenda rapat dan daftar peserta yang telah ditetapkan.
• Rapat tercantum dalam rencana kerja dan jadwal pelaksanaan kegiatan GPM.
• Menyediakan bahan rapat berupa data pelaksanaan GPM, jadwal lokasi, daftar komoditas, serta laporan kegiatan sebelumnya.
• Tersedia notulen dan daftar hadir sebagai bukti administrasi.

2. Syarat Teknis

• Rapat dilaksanakan sebelum kegiatan GPM dimulai untuk menyepakati pembagian tugas, jadwal, dan teknis pelaksanaan di lapangan.
• Dapat dilaksanakan secara langsung (tatap muka) atau daring jika diperlukan.
• Membahas aspek:
  • Kesiapan lokasi dan logistik,
  • Ketersediaan komoditas pangan,
  • Mekanisme pengawasan harga dan distribusi,
  • Pembagian peran antar instansi/OPD,
  • Strategi publikasi dan pelibatan masyarakat.
• Sarana dan prasarana rapat meliputi ruang rapat, proyektor, alat tulis, dokumentasi, dan konsumsi.

a. Persiapan:
• Menetapkan jadwal dan tempat rapat.
• Menyusun dan mengirimkan surat undangan resmi kepada peserta terkait.
• Menyiapkan bahan rapat: rencana kegiatan, daftar komoditas, jadwal pelaksanaan, dan pembagian tugas.
b. Pelaksanaan:
• Pembukaan oleh pimpinan rapat (Kepala Dinas/Kabid Ketahanan Pangan).
• Pemaparan teknis pelaksanaan GPM oleh tim pelaksana.
• Pembahasan kesiapan komoditas, harga, logistik, lokasi, dan koordinasi antar OPD.
• Penetapan jadwal, tugas, dan tindak lanjut.
c. Penutupan: 
• Penyusunan notulen dan berita acara hasil rapat. 

 • Ruang rapat representatif dan nyaman. 
• Peralatan rapat: LCD/proyektor, alat tulis, meja kursi, dokumentasi, konsumsi. 
• Formulir daftar hadir, notulen, dan berita acara hasil rapat. 

 • Peserta dapat menyampaikan keluhan atau saran terkait pelaksanaan rapat melalui sekretariat dinas. 
• Setiap pengaduan dicatat dan ditindaklanjuti oleh pejabat berwenang. 
• Mekanisme pengaduan dapat dilakukan secara tertulis maupun lisan.