Surat Pindah

1. Persyaratan Pokok (Wajib Ada)

• Kartu Keluarga (KK) Asli: Ini adalah dokumen utama yang akan menjadi dasar perubahan data Anda setelah pindah. Data pada KK akan dipecah atau diubah sesuai dengan status kepindahan.
• Kartu Tanda Penduduk (KTP) Asli: KTP dari seluruh anggota keluarga yang akan pindah, baik penduduk yang akan pindah maupun kepala keluarga yang tersisa (jika pindah sebagian).

2. Dokumen Pendukung (Sesuai Kondisi)

Dokumen-dokumen ini diperlukan jika ada perubahan status atau kondisi khusus yang mendasari kepindahan Anda:

• Surat Keterangan Kematian: Jika ada anggota keluarga yang meninggal dunia dan menjadi alasan pengurangan anggota keluarga dalam KK yang pindah.
• Akta Nikah/Buku Nikah atau Akta Cerai: Jika ada perubahan status perkawinan yang belum tercatat di data kependudukan.
• Putusan Pengadilan (bagi WNI yang kawin dengan WNA): Apabila ada perubahan status perkawinan akibat putusan pengadilan yang melibatkan warga negara asing.
• Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) Kebenaran Data: Digunakan jika ada data yang perlu disesuaikan tetapi tidak ada dokumen pendukung formalnya, dengan risiko hukum yang ditanggung pemohon (biasanya diatur dalam Peraturan Kepala Daerah).
• Dokumen Imigrasi: Bagi Warga Negara Indonesia (WNI) yang akan pindah ke luar negeri, atau Warga Negara Asing (WNA) yang ingin pindah domisili di Indonesia (disesuaikan dengan status keimigrasian).

Poin Penting yang Perlu Diperhatikan:

• Fotokopi Dokumen: Selalu siapkan dokumen asli beserta beberapa lembar fotokopi dari setiap persyaratan. Petugas biasanya akan melakukan verifikasi dokumen asli dan menyimpan fotokopinya.
• Tujuan Pindah: Persyaratan mungkin sedikit berbeda tergantung apakah Anda pindah dalam satu kecamatan, antar-kecamatan dalam satu kabupaten/kota, antar-kabupaten/kota dalam satu provinsi, atau antar-provinsi. Saat ini, untuk perpindahan antar provinsi pun sudah dipermudah, tidak memerlukan surat pengantar dari RT/RW.
• Verifikasi Awal: Meskipun regulasi nasional telah menyederhanakan, ada baiknya untuk menghubungi atau mengunjungi langsung kantor Kecamatan setempat atau melihat informasi di situs web resmi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten/Kota Anda. Ini untuk memastikan tidak ada persyaratan tambahan spesifik yang berlaku di daerah Anda, meskipun seharusnya tidak ada persyaratan yang memberatkan di luar ketentuan pusat.

1. Persiapan Dokumen Persyaratan

Sebelum datang ke Kecamatan, pastikan Anda telah menyiapkan seluruh dokumen persyaratan yang diperlukan. Ini biasanya meliputi Kartu Keluarga (KK) asli dan Kartu Tanda Penduduk (KTP) asli dari semua anggota keluarga yang akan pindah, serta dokumen pendukung lainnya sesuai kondisi Anda (misalnya, akta kematian jika ada anggota keluarga meninggal, atau dokumen imigrasi jika pindah ke luar negeri).

• Penting: Selalu bawa dokumen asli dan beberapa lembar fotokopi dari setiap persyaratan.

2. Kunjungan ke Kecamatan dan Pengambilan Nomor Antrean

1. Datang ke Kantor Kecamatan: Kunjungi kantor Kecamatan pada jam operasional pelayanan administrasi kependudukan.
2. Ambil Nomor Antrean: Setelah tiba, ambil nomor antrean untuk layanan pengurusan Surat Pindah di loket informasi atau mesin antrean.

3. Verifikasi Dokumen di Loket Pelayanan

1. Panggilan Antrean: Tunggu giliran Anda sesuai nomor antrean.
2. Serahkan Dokumen: Saat dipanggil, serahkan seluruh dokumen persyaratan yang telah Anda siapkan kepada petugas di loket pelayanan.
3. Verifikasi Awal: Petugas akan melakukan pemeriksaan awal terhadap kelengkapan dan keabsahan dokumen Anda. 
   • Jika dokumen lengkap dan sah: Petugas akan memberikan formulir permohonan (biasanya Formulir F-1.03 atau yang relevan untuk pindah) dan/atau mengarahkan Anda ke tahap selanjutnya.
   • Jika dokumen tidak lengkap/tidak sah: Petugas akan memberitahukan kekurangan dokumen dan mengarahkan Anda untuk melengkapi terlebih dahulu sebelum bisa melanjutkan proses.

4. Penginputan dan Verifikasi Data oleh Petugas

1. Pengisian Formulir: Jika diperlukan, isi formulir permohonan dengan data yang benar dan lengkap.
2. Input Data ke Sistem: Petugas akan menginput atau memperbarui data kepindahan Anda ke dalam Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).
3. Verifikasi Data oleh Pemohon: Petugas akan menampilkan data yang diinput di layar. Anda wajib melakukan verifikasi dan koreksi data tersebut untuk memastikan tidak ada kesalahan sebelum data disimpan.
4. Pemberian Resi/Tanda Terima: Petugas akan memberikan resi bukti pengajuan Surat Pindah kepada Anda. Resi ini biasanya berisi informasi permohonan dan perkiraan waktu Surat Pindah dapat dicetak. Simpan resi ini baik-baik.

5. Proses Pencetakan Surat Keterangan Pindah

• Dilakukan oleh Dukcapil: Pencetakan fisik Surat Keterangan Pindah (SKP/SKPWNI) dilakukan oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) Kabupaten/Kota, bukan di Kecamatan. Proses ini biasanya membutuhkan waktu beberapa hari kerja, tergantung volume antrean dan kapasitas Dukcapil.
• Perubahan KK: Setelah Surat Pindah Anda dicetak, data Anda dan/atau anggota keluarga yang pindah akan dihapus dari Kartu Keluarga (KK) lama. Anda akan menerima KK yang sudah diperbarui (jika hanya sebagian anggota keluarga yang pindah) atau KK akan dinonaktifkan (jika seluruh keluarga pindah).

6. Pengambilan Surat Keterangan Pindah

1. Informasi Pengambilan: Anda akan diinformasikan kapan Surat Pindah yang sudah jadi bisa diambil (biasanya melalui telepon, SMS, atau informasi di resi).
2. Datang Kembali ke Kecamatan: Kunjungi kembali kantor Kecamatan pada waktu yang ditentukan, dengan membawa resi/tanda terima dan e-KTP asli Anda.
3. Verifikasi dan Serah Terima: Petugas di loket pengambilan akan memverifikasi resi dan identitas Anda, kemudian menyerahkan Surat Keterangan Pindah yang sudah jadi. Anda juga akan menerima KK baru yang sudah terpecah atau KK lama yang sudah dinonaktifkan (sesuai kasusnya).
4. Tanda Tangan Bukti Pengambilan: Anda akan diminta untuk menandatangani bukti pengambilan sebagai konfirmasi bahwa dokumen telah diterima.

7. Pelaporan di Tempat Tujuan (bagi yang pindah antar-Kabupaten/Kota atau Antar-Provinsi)

• Setelah mendapatkan Surat Keterangan Pindah, Anda wajib melapor ke Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil di Kabupaten/Kota tujuan untuk mendapatkan KK dan e-KTP baru dengan alamat yang sesuai. Proses ini juga memiliki persyaratannya sendiri, namun umumnya dipermudah dengan adanya SKPWNI dari daerah asal.

1. Ruang Pelayanan yang Memadai

• Ruang Tunggu yang Nyaman: Area yang bersih, terang, memiliki sirkulasi udara baik, dan dilengkapi dengan tempat duduk yang cukup untuk pemohon. Idealnya, ada informasi digital atau papan pengumuman yang relevan.
• Loket Pelayanan: Beberapa loket khusus untuk menerima berkas, melakukan verifikasi dokumen awal, dan melayani pertanyaan. Loket ini harus didesain agar interaksi antara petugas dan pemohon jelas dan efisien.
• Area Kerja Petugas: Ruang kerja yang ergonomis dan kondusif bagi petugas untuk fokus pada input data dan verifikasi dokumen, meminimalkan gangguan.

2. Perangkat Keras (Hardware) Utama

• Komputer/PC: Diperlukan di setiap loket pelayanan dan untuk petugas yang melakukan input/verifikasi data. Spesifikasinya harus memadai untuk menjalankan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dengan lancar.
• Monitor: Dengan ukuran yang cukup besar untuk memudahkan petugas dan memungkinkan pemohon melihat data yang diinput (untuk proses verifikasi).
• Printer: Untuk mencetak resi, formulir permohonan, atau dokumen terkait lainnya.
• Mesin Pemindai (Scanner): Untuk mendigitalkan dokumen persyaratan asli (seperti Kartu Keluarga, KTP, atau dokumen pendukung lainnya) agar bisa diunggah ke sistem SIAK.
• Jaringan Komputer (LAN) dan Koneksi Internet: Koneksi yang stabil dan cepat adalah hal krusial. Ini untuk memastikan akses tanpa hambatan ke SIAK yang terpusat dan komunikasi dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) di tingkat Kabupaten/Kota atau pusat.
• Listrik Stabil dan UPS (Uninterruptible Power Supply): Untuk mencegah gangguan operasional dan kehilangan data akibat pemadaman listrik yang tidak terduga.

3. Perangkat Lunak (Software)

• Aplikasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan): Ini adalah perangkat lunak utama dari Kementerian Dalam Negeri yang wajib digunakan. Petugas harus memiliki akses dan keahlian untuk mengoperasikan modul terkait perpindahan penduduk (pencatatan pindah, pecah KK, penerbitan SKPWNI).
• Sistem Antrean: Aplikasi atau perangkat berbasis elektronik untuk mengatur nomor antrean dan panggilan pemohon. Ini membantu mengatur alur pelayanan agar lebih teratur dan transparan.
• Sistem Keamanan Siber: Antivirus, firewall, dan sistem keamanan lainnya untuk melindungi data penduduk dari ancaman siber dan akses tidak sah.

4. Perlengkapan Pendukung dan Umum

• Meja dan Kursi: Disediakan untuk petugas dan pemohon.
• Papan Informasi/Monitor Digital: Untuk menampilkan persyaratan, alur pelayanan, jam operasional, dan pengumuman penting lainnya secara real-time.
• Kotak Saran/Pengaduan: Fasilitas bagi masyarakat untuk memberikan masukan, saran, atau keluhan terkait pelayanan.
• Rak Dokumen/Lemari Arsip: Untuk penyimpanan berkas fisik jika diperlukan (meskipun sebagian besar sudah diarsipkan secara digital).
• Alat Tulis Kantor (ATK): Pena, kertas, stempel, formulir fisik (jika masih digunakan untuk cadangan atau hal tertentu).
• Sistem Keamanan Fisik: Misalnya CCTV di area pelayanan untuk pengawasan dan keamanan.
• Fasilitas Umum: Toilet yang bersih dan layak, serta area parkir yang memadai.

PENGADUAN LAYANAN KEPENDUDUKAN

AFANDI : +62 821-5352-7363

PENGADUAN LAYANAN ADMINISTRASI UMUM

KINTAM : +62 851-7421-1900